1. Responsable del tratamiento

2. Alcance de esta política

Esta política aplica a la información personal tratada a través de los servicios digitales operados por Vivat, entre ellos: sitios web, convocatorias, postulaciones, la Plataforma Vivat, aplicaciones móviles, agendas, conciertos, tickets, encuestas, diplomas, fotografías, videos, comunicaciones y servicios de soporte.

3. Información que podemos recopilar

Visitantes y asistentes a conciertos

Nombre, correo electrónico, teléfono, idioma, rango de edad, información de registro y ticket, estado de asistencia, preferencias de comunicación, respuestas a encuestas e información técnica limitada.

Postulantes y participantes

Fecha de nacimiento, ciudad y país, documento de identidad, instrumento, institución educativa, maestro actual, repertorio, experiencia musical, respuestas de postulación, videos de audición, información de evaluación, grupo y agenda, asistencia, fotografías, contacto de padres/acudientes y otros datos necesarios para el programa.

Maestros, artistas y colaboradores

Nombre, contacto, instrumento/rol, biografía, fotografía, afiliación institucional, ciudad/país, sitio web, historial de participación, horarios y otra información necesaria para presentar públicamente su participación.

4. Para qué utilizamos la información

Recibir y evaluar postulaciones, comunicarnos con postulantes, organizar clases y actividades, crear agendas, gestionar conciertos, emitir tickets y QR, realizar encuestas, emitir diplomas, preparar programas de concierto, producir informes de impacto, mantener registros históricos, enviar comunicaciones operativas, responder solicitudes de soporte y mejorar nuestros servicios.

5. Información que puede hacerse pública

Nombres y créditos artísticos, biografías de maestros, participación en programas, fotografías y videos aprobados, citas aprobadas, verificación de diplomas e informes institucionales.

6. Participantes menores de edad

Cuando un participante aceptado sea menor de edad, Vivat solicitará nombre del padre/madre/representante, correo, teléfono y autorización expresa. Los padres pueden escribir a privacidad@vivatmusica.org para consultas.

7. Registro a conciertos, tickets y asistencia

Se recopila nombre, correo, teléfono, idioma, rango de edad y preferencias para gestionar aforo, emitir tickets, enviar información del evento, administrar listas de espera y registrar asistencia.

8. Correo electrónico, WhatsApp y otras comunicaciones

Vivat utiliza Mailchimp Transactional (Mandrill) para correo, Twilio para WhatsApp y Mailchimp para gestión de contactos. Para dejar de recibir comunicaciones opcionales: privacidad@vivatmusica.org

9. Aplicaciones móviles

La app permite acceder a servicios de la plataforma con capacidades adicionales: sesión segura, datos offline, escaneo QR, carga de fotos y validación de tickets. No utiliza ubicación, libreta de contactos, identificador publicitario ni notificaciones push nativas.

10. Cookies y almacenamiento local

Vivat utiliza cookies limitadas y necesarias para mantener sesiones, continuar postulaciones, recordar preferencias y soportar funciones offline. No utilizamos cookies publicitarias. Algunas páginas cargan contenido de YouTube, Vimeo u OpenStreetMap.

11. Inteligencia artificial

Vivat utiliza OpenAI para apoyo editorial, traducción e informes de impacto. No se utiliza IA para seleccionar candidatos, evaluar audiciones ni tomar decisiones sobre participación. Los contenidos generados con IA son revisados antes de su publicación.

12. Proveedores y terceros

DigitalOcean (hosting), Mandrill (correo), Twilio (WhatsApp), Mailchimp (contactos), OpenAI (IA editorial), YouTube, Vimeo y OpenStreetMap. No se utilizan para publicidad ni seguimiento entre aplicaciones.

13. Conservación de la información

Postulaciones no aceptadas: hasta 12 meses. Documentos de identidad/seguro: 2 meses después del evento. Archivo institucional: registros apropiados a largo plazo de participación, conciertos, diplomas e informes. Información técnica: periodos más cortos.

14. Tus decisiones y solicitudes

Puedes conocer si tratamos tu información, corregir datos, actualizar información, dejar de recibir comunicaciones opcionales, modificar autorizaciones, solicitar eliminación o pedir explicaciones. Contacto: privacidad@vivatmusica.org

15. Seguridad

Acceso autenticado, permisos por rol, protección de credenciales, almacenamiento seguro de contraseñas, acceso restringido a documentos y cifrado local en la app móvil. Reportar compromiso de cuenta: soporte@vivatmusica.org

16. Tratamiento internacional

Algunos proveedores operan fuera de Colombia. La información transferida depende del servicio específico.

17. Enlaces y contenidos externos

Videos en YouTube/Vimeo y mapas en OpenStreetMap tienen sus propias prácticas de privacidad.

18. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros servicios, tecnología o prácticas. La versión vigente indicará la fecha de última actualización.

19. Contacto